У многих планирование вызывает тошноту, но только не у тех, кто однажды почувствовал прогресс: ценность планирования заключается в его способности определять границу между случайным успехом и систематическими достижениями.
Бесспорно, есть разные методики, которые используют при планировании. К ним можно отнести Метод OKR, метод Pomodoro, метод декомпозиции и другие. Однако, в этой статья мы познакомимся с наиболее популярным методом - методом планирования "Матрица Эйзенхауэера".
В широком смысле, планирование в управлении личными делами, делами компаний и проектов принято делить на несколько уровней. Деление происходит в зависимости от временного горизонта, масштаба и целей для каждой задачи. По срокам применяют 3 категории: стратегическое (3-5 лет), тактическое (1-3 года) и оперативное (еженедельное и ежедневное).
В данной статье речь пойдет о планировании оперативной деятельности, то есть – краткосрочном планировании для задач внутри месяца: еженедельных и ежедневных задач. На основании такого подхода выстраивается детальная работа всех звеньев и сотрудников. В разрезе планирования и выполнения еженедельных задач матрица Эйзенхауэра отличный и простой инструмент.
Матрица представляет из себя таблицу, в которой дела размещаются по важности и срочности. Визуально матрица состоит из 4 зон:
Безусловно, важность и срочность не являются универсальными критериями приоритетности. Зачастую полезнее ориентироваться на другие критерии: ожидаемые затраты или ожидаемую эффективность.
Первостепенно, составьте весь список дел. Затем, необходимо распределить в каждую из четырех зон весь имеющийся список дел, задавая два вопроса для каждого из дел: это важно? Это срочно?
Все дела, которые нельзя откладывать записываются в зону «Важное и срочное». Характеризуются такие задачи тем, что от их невыполнения посыплются другие плановые задачи в самое ближайшее время. Буквально, перед размещением задачи в эту зону матрицы задайте себе вопрос – если не выполнить эту задачу прямо сейчас, действительно ли наступит катастрофа?
Сюда же попадают дела, возникшие как форс-мажор. Безусловно, появление задач такого характера предсказать нельзя. Однако, если таких задач становится больше всего, значит где-то возник сбой.
В таком случае задайте себе вопрос: если не сделать это прямо сейчас, действительно ли будут катастрофические последствия? Если нет, приоритеты можно расставить иначе и перенести задачу в другой квадрат.
Зона «Важное, но не срочное»
Сюда должны попасть задачи, которые связаны с развитием компании, такие как: поиск партнеров или инвесторов, обучение сотрудников, прием новых сотрудников и т.п. Под эти задачи необходимо высвобождать время, если делегировать их не получается в силу отсутствия в компании специальных сотрудников, наделенных специальными полномочиями.
Однако, необходимо помнить, что не горящие сроки по этим задачам могут расслабить и процедура их решения будет все время переноситься. Строго говоря, эта зона должна иметь предельные сроки для тех задач, которые в нее помещаются. Например, все, что выходит за временные рамки допустимого, автоматически перетекает в зону «срочное и важное». В противном случае, развитие компании будет буксовать, что, в конечно итоге, скажется на доходах.
Зона «Срочное, но не важное»
Эта зона для рутинных дел, типа: формирование отчетов, оформление документов, проверка входящей корреспонденции. Такого рода дела делаются на автомате и не требуют особого напряжения. Главное осознавать, что эти дела не дают продуктивности и в случае подвисания на них можно попасть в иллюзию развития, но на самом деле, вы будете топтаться на месте.
Как правило, такие задачи легко делегируются на «низкий» уровень и высвобождают время более квалифицированных сотрудников или руководства.
Зона «Не срочное и не важное»
Это задачи характеризуются своей второстепенностью, так как уборка рабочего места не является критичной. Это задачи для вашего «отдыха», которые дают возможность временно переключиться с емких задач из более приоритетных зон матрицы.
Таким образом, переходить к решению этих задач можно время от времени и в тот момент, когда нет возможности сосредоточиться на более важных делах. Однозначно, такие «неполезные» дела нужно ограничивать временем, собственно, как и другие задачи матрицы.
Конечно, объем задач в зонах вы сможете отрегулировать в процессе ее эксплуатации, то есть опытным путем. Главное начать. Поверьте, у вас появится множество задач, которые вы сможете передать, если, конечно, есть кому.
Дело в том, что важность задач, оформленная в матрицу, становится наглядной и воспринимается совсем по-другому. Собрать матрицу можно как на бумаге, так и в электронной форме, начиная от Excel до специализированных сервисов.
Оптимально планировать задачи на неделю. Причем каждый день можно пересматривать приоритеты и проверять, не пора ли той или иной задаче перекочевать в другую зону или исключить ее в связи с выполнением?! Бесспорно, это занимает время, но, когда вы организовали это в систему, дело становится привычным и полезным.
Польза матрицы заключается в возможности сосредоточиться на реально важных делах. В конечном итоге, это помогает достигать результатов. Со временем уйдет ощущение перегруженности, которое часто возникает в молодых компаниях и новых проектах. Задачи начнут решаться, а не накапливаться.
Нужно отметить, что не все задачи поддаются классификации по важности и срочности. Кроме того, иногда невозможно оценить важность в нестандартных ситуациях. Также, если попробуете выставить приоритеты для задач на год, окажется, что они не соответствуют действительности. В дополнение, интуитивное распределение задач по зонам предполагает ошибки, но это уже другая работа над организацией бизнес-процессов и не в рамках этой статьи.
Во избежание некорректной работы с матрицей некоторые используют подход ИРФ:
Идеальный план - сначала решаются задачи второго квадрата, а уже потом задачи первого. Задачи из зоны «Важные, но не срочные» обычно больше влияют на бизнес, поэтому стоит выделить для них самое продуктивное время - первая половина дня. Если включаетесь в работу к вечеру — начните день со срочных задач, а вечером разбирайте второй квадрат. К третьему и четвертому квадратам нужно приступать, когда сделаете все дела в первых двух.
Реальный план - в реальном мире обычно сначала выполняют дела из первого квадрата. У них есть четкий дедлайн, в который нужно уложиться. Когда выполните дела из первого квадрата, можно переходить ко второму. Третий и четвертый квадраты остаются напоследок, когда все остальное уже сделали.
Форс-мажор - если случится непредвиденная ситуация, придется заниматься только срочными и важными вопросами. Когда закончите все, что попало в первый квадрат, можно вернуться к остальным делам. После этого советуем пересмотреть матрицу и поставить больший приоритет стратегическим задачам, которые недавно пришлось отложить.
Планирование вызывает отторжение у тех, кто привык плыть по течению: оно требует ответственности и дисциплины. Подлинная свобода рождается в осознанном выборе. Планирование дает эту свободу – свободу выбирать, куда двигаться, что делать и как достигать желаемого.
Планирование — это не гарантия успеха, но это значительное увеличение вероятности достижения цели. Планирование позволяет использовать время эффективно, концентрируясь на действительно важных задачах и отсекая все лишнее. Оно не убивает спонтанность, а направляет ее в нужное русло. Вместо того, чтобы метаться из стороны в сторону в поисках случайной удачи, можно осознанно творить свою реальность.
