Мой опыт подсказывает, что задача всех деловых встреч – не тратить свое время в пустую. То есть, необходимо получить результат «да» или «нет» как можно быстрее. Безусловно, необходимо настраиваться на положительный исход встречи, но действительность диктует свои условия и требует от вас разумного подхода в отведенный для получения результата срок.
Дело в том, что бесконечно продолжительные встречи в поисках согласия, как правило, приводят к бессмысленной трате времени. Все становится понятно по итогам максимум второй встречи. При этом, на первой встрече вы делаете свое предложение, а на второй, после небольшой паузы на обдумывание, отвечаете на уточняющие вопросы, которые должны появиться у заинтересованного человека. Именно эти уточняющие вопросы и показывают перспективу сотрудничества – быть ему или нет.
Ниже приведены общие принципы, которые я использую в деловых переговорах. Безусловно, это не руководство к действию, а только пример, который можно использовать в своей работе в части переговоров о сотрудничестве с тем или иным потенциальным партнером. Кроме того, мы понимаем, что любую компанию представляют ее сотрудники, а, следовательно, все переговоры мы ведем с людьми.
Если принять, что деловая встреча — это некая форма презентации, то она должна быть структурирована. Ниже вы можете видеть последовательность шагов, которые предпринимает презентатор в процессе объяснения:
Задача первой деловой встречи – добиться второй (завершающей) встречи. Дело в том, что «нормальный» человек начинает понимать суть только с четвертого раза и это нормально. Следовательно, учитывая форму, которая предполагает несколько вариантов объяснения уже на первой встрече, переварить и схватить суть вашего предложения вполне себе реально за две деловых сессии.
Чтобы ваше объяснение было результативным, а положительный эффект состоялся, необходимо следовать определенным правилам, которые я поясню ниже.
Первое впечатление
Впечатление зависит от того, как вы вошли, посмотрели, какую первую фразу сказали, как сели и «разложились». Считывая информацию, собеседник принимает решение за первые 90 секунд, далее он только ищет «за», если вы понравились ему и, соответственно, ищет «против», если он вас не воспринял.
Завязка и комплимент
Разрядить атмосферу всегда помогут слова благодарности людям, которые пришли на деловую встречу и выделили время в своем графике. Эта благодарность может звучать в форме комплимента, что позволит снять первичное напряжение.
Заявление-просьба
Сообщите время, которое займете и попросите задавать вопросы только после вашего объяснения. Проявите заботу, обозначая время мероприятия. Помните, что максимум, который отводится для презентации, равен 45 минутам. Перебор порождает «заслонку сознания», не позволяющую больше воспринимать никакую информацию.
Попросите не перебивать вас, что будет некой страховкой от преждевременных вопросов и несвоевременных комментариев. Предупредив слушателя об этом вы без помех изложите информацию.
Без усложнений
Не стоит излагать все и на языке, который будет понятен только вам (я про специальные термины). Тяга к усложнению обычно проявляется в тот момент, когда вы уже глубоко погружены в тему и очень хотите показать эти знания человеку. Кроме того, пользуясь терминами, которые понятны только вам, вы принижаете слушателя, что возведет барьер и обратный эффект.
И самое важное, на первой встрече люди покупают не товар, не ваше предложение, в котором им еще предстоит разобраться, а «покупают» лично вас! Преподносить себя «подороже» тоже лишнее, так как если партнер согласится сотрудничать с вами, то очень скоро поймет, что вы не тот, за кого себя выдавали.
Описание предложения
Очевидно, что даже самый простой бизнес-план не прост для восприятия. Замечу, что нормальный человек все равно не поймет глубоких экономических пояснений даже при самом гениальном докладчике. Объясняйте просто. Время деталей наступит позже.
Описание продукта
Если в предложении присутствует товар, то презентация продукции занимает примерно 20% времени от всего объёма делового предложения. Расскажите о свойствах, особенностях, характеристиках и назначениях. Свойства говорят, а выгоды продают.
На самом деле, чтобы вы не предлагали, вы продаете возможность, а не продукт! Возможность – вещь эмоциональная и ее покупают чаще, чем изделие или услугу.
Если спектр продуктов широк у и время ограничено, то следует рассказывать и показывать продукт первой необходимости для широкого круга потребителей. Если ассортимент скуден, вы успеете освятить его весь, но упор следует делать на «ударном» продукте.
Промежуточный итог
Когда основная часть вашего предложения была уже озвучена, следуют коротко пересказать все вами ранее сказанное. Это поможет не потерять слушателям главную линию сюжета. В финале сделайте подобную работу еще раз и кратко пройдите основные реперные точки. Таким образом, у вас будет как минимум 2,5 повторения материала, а мы помним, что "нормальный" человек понимает только с четвертого раза... Остальные 1,5 вы доделаете на второй встрече.
Ответы на вопросы
Частое явление, когда слушатель стесняется задать возникшие вопросы. Это может происходить по разным причинам, начиная от боязни показаться глупым, до полного непонимания. Зная список вопросов, а вы их точно знаете, попробуйте в этой заключительной части сами себе задать вопрос, на который сами и ответите.
Работа с возражениями
Возражения — это рука слушателя, протянутая вам. Единственное условие крепкого рукопожатия это если вы ответите на вопрос, скрытый за возражением. Выяснить реальную причину возражения можно только задавая уточняющие вопросы.
Задавая вопрос, вы хотите услышать ответ, который будет выстраивать дальнейший разговор в нужном для вас векторе. Научившись слушать, вы сможете услышать сообщение, которое вам посылает собеседник.
Редко кто умеет слушать. Еще реже умеют извлекать из услышанного пользу.
Зачастую, человек редко отвечает прямо и откровенно на поставленный вопрос из-за того, что боится показаться глупым, или просто не хочет обидеть вас и вступить в конфликт. У опытных презентаторов есть «переводчик», который любое возражение собеседника переводит в вопрос, а вопрос уже менее конфликтен сам по себе, на него нужно всего лишь ответить.
Ответы на эти вопросы нужно аргументировать. Проверить согласие здесь означает договориться о дальнейшем совместном плане действий. Если этот план еще не созрел, но время позволяет, продолжайте задавать вопросы.
Завершение 1-ой встречи
Когда на вопрос, типа: «Что вам понравилось в этом предложении?» Вы слышите ответ типа: «Пока ничего не могу сказать!», это сообщает вам, что человек не понял, или просто не видит выгоды во всем предложении. Приведу вам примеры, в которых видно, какая истина скрыта под высказываниями людей (Рис. 1)
В конце встречи-презентации придерживайтесь несколько важных правил заключительной части:
Если человек уйдет с вопросами, на которые он не нашел ответов во время встречи, он обязательно задаст эти вопросы кому-то другому... Как правило, вопросы уходят к людям не посвященным в вашу тему или просто "друзья выходного дня".
Правило "24-48" говорит о том, что через 48 часов пройдет замещение информации и он уже не вспомнить, о чем вы ему рассказывали в деталях.
Информационный пакет обязывает его еще раз к вам вернуться только для того, чтобы вам его вернуть. Оставляя информационный пакет, вы оставляете себе еще один шанс.
Интригу нужно сохранять на протяжении всего этапа общения, пока вы не поймете, будет или нет он с вами сотрудничать. Интерес к предложению нужно сохранить, как минимум, до следующей встречи. Сделать это можно, проронив фразу: «О, кстати, я Вам не сказал очень важную вещь …, ну да ладно, времени нет…, при следующей встрече!».
Вторая встреча – это проверка истинной готовности человека к сотрудничеству, а точнее, к переменам. Часто бывает и так, что не поняв сути предложения люди просто не приходят на вторую встречу. Бывает и так, что человек понял суть, но сотрудничать он не желает. Всегда нужно стараться выяснить причину, сделав звонок. В общем, вас устроит любой вариант, лишь бы это не превратилось в бесконечные поиски дополнительных встреч и переговоры.
Когда человек отказал по тем или иным причинам, его нужно переместить в список для повторного контакты через полгода. Дело в том, что у людей редко что меняется за это время и, возможно, сказав сегодня вам «нет», через шесть месяцев он может будет рад вашему предложению В любом случае, оставляете кандидата в списке. Если причина уважительная, следует договориться о встрече повторно.
Если человек пришел на вторую встречу и для этого есть две причины:
Ваша работа на второй встречи будет состоять из следующих этапов:
1) выяснение цели визита;
2) ответы на появившиеся вопросы;
3) подтверждение согласия действовать;
4) предложение вариантов сотрудничества;
5) быстрый переход к действиям.
Выяснить истинную цель визита необходимо с самого начала. Здесь нужно понять, готов ли человек продолжать знакомство с вашим предложением или он примет выжидательную позицию.
Его согласие начать сотрудничество, есть сигнал к искоренению всех недоговорок и сомнений. На этом этапе вы рассказываете о перспективах и возможных трудностях, с которыми он может столкнуться. А также, объясняете шаги, которые необходимо предпринять.
Показатель готовности – быстрый переход к действиям. Как правило, это документы и деньги. Эти намерения позволяют вам понять, что человек готов взять на себя ответственность и вы не потратите время зря.
